Маңызды құжатты мұрағатқа тапсыруға болады

Мұрағатты маңыздылығы зор құжаттар сақталатын алтын қойма деп атауға болатын сынды. Мұндағы қорда тарихи құнды құжаттардан бөлек, мекемелердің, заңды тұлғалардың, жеке азаматтардың аса қажетті құжаттары сақталатыны белгілі. Мұрағат құжаттарының тарихи дерек ретінде Қазақстанның әлеуметтік, экономикалық және саяси дамуына тигізер пайдасы да мол. Қарапайым азаматтар үшін де тиімділігі орасан.
Негізінде мұрағат қызметінің басты міндеті қор жинақтау, құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету, қор құрамын зерттеп жүйелеу, ғылыми анықтамалар мен көрсеткіштер жасау, құжаттарды пайдалануды ұйымдастыру болып табылады. Мұнда мемлекеттің ішкі-сыртқы жағдайы, экономика, саяси-идеология қатынастары туралы құжаттар шектеусіз мерзімге сақталады. Әрі олардың барлығы да құнды қор болып табылады. Сондай-ақ, мұрағатта құпия қорлар да бар. Ол «Құпия құжаттармен жұмыс жасау тәртібі» бұйрығына сәйкес жүргізіледі. Көпшілік ойлайтындай мұрағат тек анықтама және құжаттардың көшірмелерін берумен ғана айналыспайды. Мұнда тарихи деректерді зерттеуге арналған оқырман залы жұмыс істейді, сан ғасырлар бойы сақталып келе жатқан құжаттарды алып ғылыми зерттеумен айналысуға мол мүмкіндік бар.

Сондай-ақ, қарапайым азаматтар да мұрағат қорын толықтыруға үлес қосуына болады. Әр кезеңде өзіндік орны бар тарихи оқиғаларға қатысып, белсенділік танытқан не болмаса куәгері болғандардың отбасылары қолда сақталған маңызды құжаттарды мұрағатқа тапсырып, тарих парағының толығуына септігін тигізе алады. Бірақ мұны көп адам ескере бермейтіні өкінішті. Мұрағат өзіндік тәртіп бойынша жұмыс атқарады. Көнерген құжаттар белгіленген бір уақыт аралығында жаңартылып тұрады. Мұнда сараптау комиссиясы жұмыс істейді, олар жарамсыз деп есептеген құжаттар шешім бойынша жойылады.

Аталған салада соңғы жылдары көптеген оң өзгерістер орын алды. Бүгінде Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы ҚР Заңын басшылыққа ала отырып жүйелі жұмыс атқаруда. Аталмыш заңға өзгерістер мен толықтырулар енгізілуіне байланысты еліміздегі барлық мекемелерде ведомстволық мұрағаттар ашылды. Көптеген салаларда заманауи үрдістер енгізілуде, соған байланысты мұрағат саласы да одан тысқары қалмақ емес. Қазіргі таңда «Мұрағаттық қор» бағдарламасы аясында мұрағаттағы барлық құжаттарды автоматтандырылған деректер базасына еңгізу жұмыстары қарқынды жүргізілуде. Құжаттарға зиян келтірмейтіндей тазарту, түптеу, қатты қағазбен қаптау, мұқабаларын жаңарту да көп тер төгуді талап етеді.

Қаншама жылдардан бері атауы сан мәрте өзгеріске ұшыраған мекеме бүгінде «Оңтүстік Қазақстан облыстық тілдерді дамыту, архивтер мен құжаттама басқармасы» болып қайта құрылғаны белгілі. Бүгінде аталған басқарманың архив бөлімі құжаттарды сақтаумен ғана айналыспай, көптеген игі істердің ұйытқысы болып отыр. Аталмыш басқарма ҚР «Ұлттық мұрағаты» мемлекеттік мекемесінің 2016 жылғы 4 ақпандағы №01-70/107-и хатына сәйкес, 2015 жылы сақтауға қабылданған қорлардың құрамы мен мазмұны туралы электронды деректер базасына 9033 сақтау бірлігін енгізді. Автоматтандыру қызметі базасында құжаттар ұдайы толықтырылып отырады. Биылғы жылы жиынтық төлқұжат, қор карточкалары және қор құрамы жөніндегі мәлімет толтырылды.
Жыл басынан бері Архивтік технологияларды енгізу бөлімінің қызметкерлері «Электронды мұрағат жүйесі» бағдарламасы бойынша, Ұлттық архив қоры құжаттарын сандық таңбаға көшіріп, құжаттарды сканерлеу және электрондық архивке орналастыру бойынша жұмыстар атқарды.

Айдын Исатаева, ОҚО мемлекеттік архивтің басшысы:
— 2004 жылдан бері «Мәдени мұра» бағдарламасы бойынша көптеген ауқымды жұмыстар атқардық. Мәскеуден, Орынбор облысынан, Ташкенттен өлкеміздің тарихына мол үлес қосатын маңызды құжаттар әкелдік. Мұрағат қорын құнды құжаттармен толықтырып жатырмыз. Тарихи еңбекпен айналысатындарға, диплом жұмысын жазып жатқандарға мекемеміз көп көмек қолын созуда. Олар еңбектерінде біздің архивке сілтеме жасап көрсетеді. Бұдан бөлек қаншама жұмыстар атқарылуда. Ауқымды жұмыстар алдағы уақытта да жалғасын табады.

Құжаттарды жаңарту ісінің де өзіндік тәртібі бар. Құжат тігісі сөгіліп, түптелген істердегі желімнен тазартылады. Сондай-ақ, құжаттар арасында жіп, скрепка және де басқа металды заттар болмауы қатаң қадағаланады. Оған «Bartender» бағдарламасының көмегімен басып шығарылған штрих-кодтар жабыстырылады. Электронды карточкалар толтырылған соң, ағылмалы (поточный) және планшет сканерлері арқылы құжаттар сканерленеді. Биылғы жылдың өзінде басқармада 100 іс қайта өңделіп, тігілген. 12 539 құжат карточкалары құрылып, 20 216 парақ сканерден өткізілген. Ал оқу залдарында құжаттармен мекемелердің 166 өкілдері жұмыс істесе, зерттеушілерге 117 тізімдеме және 4515 іс берілді.

Басқарманың өзіне барып, сондай-ақ Халыққа қызмет көрсету орталықтары арқылы да сұраныс жасауға болады. Жыл басынан бері заңды және жеке тұлғалардан 11 774 сұраныстар келіп түссе, оның ішінде тікелей 3 523 сұраныс, ал ХҚКО арқылы келіп түскені 8 172 сұраныс болып отыр. Соның ішінде 9 724 сұраныс қанағаттанарлық нәтижемен орындалған. Тіпті шет елдерден де сұраныс хаттар келеді. Мәселен биыл алыс жақын шетелдерден түскен сұраныстардың саны – 195-ті құрап отыр.

Гүлжан ЖҰМАШ

Редакция

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *